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守望兰台岁月 扎根江苏省档案馆管理部34年


来源:江苏档案

时光如梭,转眼在江苏省档案馆管理部工作已达34年,始终扎根档案基础业务部门。在中国改革开放大潮之中,亲历档案工作由手工管理向数字化管理、经验型管理向规范化管理、封闭向开放利用的三大转变,从档案专业毕业的书本学生转变为独当一面的业务骨干。默默无闻的档案工作经历,成为我人生中的一笔宝贵财富。

笔者工作近照

时光如梭,转眼在江苏省档案馆管理部工作已达34年,始终扎根档案基础业务部门。在中国改革开放大潮之中,亲历档案工作由手工管理向数字化管理、经验型管理向规范化管理、封闭向开放利用的三大转变,从档案专业毕业的书本学生转变为独当一面的业务骨干。默默无闻的档案工作经历,成为我人生中的一笔宝贵财富。

初识档案

原档案库房大楼

依稀记得1985年大学毕业分配至江苏省档案馆管理部,首岗在建国后档案科抄写文件卡片,日复一日从早到晚的抄写工作单调机械,枯燥是我对档案工作的第一印象。

库房查找档案

一年后分管档案库房,手工管理阶段没有文件级检索平台,通常只能检索到案卷,遇到查阅单份文件和人名的,我们得进库房按检索出的案卷逐页翻查到后方可调出,有时为查找一个人名,在库房能呆上一天翻阅几十卷档案,绝不轻易回复“查无”,“对利用者负责”成为我们代代传承的职业操守。

利用者检索文件卡片

1987年我调到建国前档案科时,正好赶上卡片分类工作,我们尝试对民国档案文件卡片打破全宗按《中国档案分类法》进行分类,人名卡片按《档案馆笔形编号法》进行分类,实现了百万余张卡片信息跨全宗查找检索。如今存放在检索工具室260万张卡片,是几代档案人吃苦耐劳愚公移山的结果。不要小瞧这些卡片,在当时手工管理条件下,是一种创新,有效解决了大海捞针式文件级检索难题。扎实的基础工作,为1995年江苏省档案馆成为全国第一个国家一级档案馆奠定了基础。

邵敏副馆长接受“国家一级档案馆”奖牌

档案工作的苦脏累突破我的想象。印象最深的是1998年的“698”工程,这是一次全局馆人员参与的民国档案整理工作, 堆积大礼堂的698袋(箱)档案可谓脏乱差俱全,跳蚤细菌滋生,整理条件非常艰苦。当时我任建国前档案科科长,档案落户我科,经过10个月的奋战,共整出档案7806卷,抄写卷目171043条。

698袋档案整理前消毒

管理部参加“698”整理工作人员合影

最难忘的是2000年的新馆搬迁工作,我负责组织建国前档案搬迁,提出了栏栏档案对接移库的设想,并设计出一车6栏的搬运小推车,获得了采纳。科室成员5人加上局配备的精兵强将5人,2人一组组成了5个搬迁小组,档案下架、运输、上架一气呵成,科室男女老少齐上,巾帼不让须眉,团结协作,你追我赶奋力拼搏,场面感人。小车以每天6趟的速度飞奔,不到一个月时间独立完成了搬迁任务,共搬运700余车档案,排架长度3500米,整场战斗下来大家都脱了几层皮。

搬迁后的新馆库

一线档案基础业务工作难以突出个人业绩,靠的是以点连线,以线带面的日积月累,“十年磨一剑,砺得梅花香”,默默无闻是档案工作者的真实写照。

工作感触

编史修志查档利用场景

在我刚接手分管档案时,正值全省范围内编撰《当代中国·江苏卷》、《江苏省志》及其专业志,这是建国后首次大规模编史修志,来馆利用单位人数、查档时间、阅卷量堪称史上之最,近乎馆藏文书档案倒库一次。那时的我们每天马不停蹄的出入库房,查档大厅更是座无虚席,但限于阅档条件需要预约。为了有效的保护档案原件和提高利用效率,我们对民国档案涉及多县的案卷进行整卷复印,然后按县分类后集中提供复印件利用,复印的档案长达50余米,为此印坏了2台复印机。

利用者赠送的部分锦旗

自1992年放宽公民持身份证来馆利用开放档案以来。百姓为解决个人待遇纷纷走进了档案馆,省馆成为百姓排忧解难的贴心人。档案在劳模待遇、工龄、职称、学历证明上发挥的凭证作用,为众多干部职工解决了身份和待遇问题。

档案因其真实性,已经是学者学术研究的第一手资料,利用档案完成学业是众多高等院校师生的首选。1998年我馆成为全国首家查档免费的档案馆,2013年升级免收查档复印、证明费等惠民举措,深受莘莘学子的欢迎,南京大学、南京师范大学、复旦大学等十几所大学师生,以及研究机构的学者,纷纷来馆开展学术研究,硕果累累。南大历史系李良玉教授所带博士生将档案馆作为第二学堂,学生所著博士论文史料详实,论据充分,堪称上乘。

李良玉教授所带博士生出版的部分博士论文

2003年我任管理部副主任分管查档利用科,角色转向前台利用,直接与利用者打交道,我时常感动于我们的工作人员不遗余力的对待每一张查档单,不放过一个可能查找线索热诚服务;感动于利用者查到档案后的欣喜,发自内心的感激;感动于我们的前台工作人员受到委屈后仍保持微笑耐心解答维护档案馆形象的举动;感动于档案人默默的坚守和付出,产生可观的经济和社会效益。不知从哪一天起心境变了,感觉平凡的工作很有意义,每天的忙碌是一种幸福,享受着默默耕耘后的收获,由然产生档案工作的使命感、光荣感和归属感。

查档接待科获全国工人先锋号全员合影

查档接待科作为省档案馆馆藏档案对外利用服务的窗口,一直秉承“急利用者所急,想利用者所想”的优良作风,着力打造优良环境和贴心服务,1998始先后获得“青年文明号”,“巾帼文明示范岗”等荣誉。2014年被中华全国总工会授予“工人先锋号”。

新时代大作为

1991年省档案馆引入小型计算机应用管理档案,开启了档案数字化管理新纪元。建立电子目录数据库是实现数字化管理的基础,为此,我们告别“抄写”,从零开始漫长而艰辛的海量电子目录的“录入”建库工作。

工作人员在进行档案目录检索

最初的十年先行尝试利用现有文件卡片直录,实现小型机检索。计算机普及后,运用了计算机管理系统,加大了录入工作的组织力度。经过27年的不懈努力,目前已建成了较为完备的馆藏档案资料案卷、文件两级目录数据库,目录数据达900万条,馆藏基本实现了数字化检索,部分档案资料经扫描实现全文数字阅读。

查档利用场景

档案工作貌似简单,其实不然,它是一门管理科学,有着几十年的积淀和传承。档案工作是各项工作的基础工作,牵一发动全身。数字化时代对档案工作规范化管理提出更高要求,实现规范化管理的主要挑战是馆藏档案档号的唯一性问题,馆室档号重号现象成为实现计算机管理瓶颈。

馆藏全宗卷材料

2003年,部门对馆藏全宗进行了大调整,规范全宗群给号,这一调整为长远规范化管理奠定了基础,但因牵涉到建国后二百多个全宗更号,带来的后遗症是过渡期内新老号并用,给现实管理带来了不便。

2012年,根据工作需要调整了部门内设机构,由我分管新组建的整理编目科,着手解决此历史遗留难题。档号规范化涉及到以往制作的卡片、两级纸质和电子目录、档案实体、库房存址等多方面的变动,涉及面广工作量大难度高。面对如此复杂的现状,我借用系统管理理念,慎重运用新老号对应的方法,着重对两级目录数据和纸质档案进行更号,用纸上谈兵,分步实战的方法,先后花费7年时间实现民国档案和建国后纸质档案规范管理。

调整后的纸质档案目录

馆藏全宗扎口管理,核实虚拟档号是基础。我结合2012年馆藏全部档案清点记录,逐一比对原始目录并进行登记,对重复和虚空的目录号进行微调,确保每卷(件)档案档号的唯一, 经过4个月的苦战终于完成了“全宗—目录索引(2012年度)”,建立了完整的馆藏档案数据登记和统计台账。

实现条码管理的档案

接下来规整系统内电子目录数据档号,将规范的虚拟档号批量添加进电子目录数据中,对已接收不符合标准的电子目录数据按全宗规整后,交技术部导入系统,所有数据保留原档号和机关档案室号,双档号检索。7年来处理数据累计达400余万条。

最后进行虚拟档号档案实体到位。我们改进档号盖章的工作方式,引入条形码档号管理,组织人员逐卷(件)加贴规范后的档号条码标签。仅因标签的批量打印和用“粘贴”替代“敲章盖号”这两个动作,工作效率提高了3至4倍,同步也做到了档案与目录数据的一一对应清点。经过了漫长10年的不懈努力,馆藏数量达上百万卷件档案告别档号虚拟管理状态,规范档号全部到位。

整理前的会计档案

整理后的会计档案

为了巩固规范化管理成果,还组织完成了11万余卷、7万余件积存档案的整理工作,还历史旧账。对新接收机关档案,做好接收前完善整理工作,符合要求后接收进馆,严把档案接收进馆关杜绝新账产生,取得了显著的成效。

宽敞明亮的档案库房

档案规范化管理取代经验型管理的关键在于工作流程的细化和规范,这是我们一直努力探索的课题。结合2013年原管理规程(初稿)、 国家档案局“副省级以上综合档案馆业务建设评价标准”以及半年迎检工作经验,我和蔡宜军主任合作完成了“馆藏档案资料管理工作规程”,从管理制度、工作流程与操作流程、工作用表四个方面,规范档案馆各项业务基础工作,以规范化管理取代人为随意式管理,注重传承、衔接和落地,成为人手必备的操作手册,目前正在积极推进实施,相信不远的将来江苏省档案馆档案规范化管理定将迈上新台阶。

结束语

把平凡的事情做好就是不平凡,把简单的事情做好就是不简单,这是我三十多年基层档案工作的经验总结。管理部所从事的业务基础工作无法造就个人英雄,各项工作没有一蹴即成的,靠的是日积月累的团队合力,有的工作须几代档案人的接力,来不得半点急功近利思想。在档案管理岗位上,我一步一个脚印,心无旁骛潜心工作,无争无怨,从科长、副主任到调研员,职位的提升给我创造了更大的舞台,使我有所作为。我的成长离不开领导和同志们的关心和帮助,一直心存感恩。2018年我荣幸的被省级机关工委评为省级机关优秀共产党员,是荣誉更是对我的鞭策。我的职业生涯仅剩5年,作为老同志我将不忘初心,努力做好传帮带工作,积极发挥余热为档案事业奉献微薄之力。

作者 李宇

编辑 李扬

[责任编辑:施金挺]

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